#WordPress nació en mayo de 2003 con el propósito original de servir como plataforma para la publicación de blogs en internet. Han pasado ya más de 12 años desde su versión inicial, y cómo no podía ser de otra forma WordPress ha crecido y se ha transformado de forma sustancial. De hecho, WordPress ha sobrepasado enormemente su filosofía original, y hoy en día es un completo Sistema de Gestión de Contenidos (#CMS, en sus siglas en inglés) digitales de todo tipo, gracias a su gran versatilidad y flexibilidad, siendo una plataforma altamente escalable y en constante evolución. Así, en WordPress se pueden crear desde páginas webs corporativas, a tiendas online con todas las prestaciones necesarias, a wikis, a portales de ofertas de trabajo, a foros e incluso redes sociales. No obstante, en este artículo os queremos enseñar un uso totalmente diferente: se trata de cómo transformar WordPress en un sistema de gestión documental.
Una correcta gestión documental y de toda la información que se genera en todo negocio es fundamental para el éxito final del mismo. También en Marketing Digital, por supuesto, ámbito en el cual se generan multitud de informes, gráficos, documentos, etc… y en el que intervienen múltiples profesionales en todo el proceso documental. Por tanto, resulta imprescindible disponer de las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar de la mejor forma posible todos estos flujos, y saber en todo momento las últimas versiones de los documentos, o quién debe hacer un trabajo determinado en un momento determinado de un proceso de trabajo… por poner sólo dos funcionalidades que ofrece todo sistema de gestión documental.
Con WordPress es posible, pues, crear un completo sistema de gestión documental a un coste económico muy reducido. En este artículo te enseñamos 4 plugins que te ayudarán si te decides a ello.
La gestión documental
La gestión documental es el centro de todo este sistema, y el corazón de su funcionamiento. Según la Wikipedia, “Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.“. Por tanto, un sistema de gestión de documental nos ayudará a una mejor gestión de todos los documentos que se crean en el ámbito del Marketing Digital, que no son pocos. Existe para WordPress un completo plugin para implantar un sistema de gestión documental: se trata de WP-Filebase.
#WP-Filebase es un gestor de descargas y de gestión documental de archivos específico para WordPress. Con él se puede mantener un archivo estructurado en categorías, y ofrece además un sistema de plantillas para crear listas de archivos. Permite también la paginación y ordenación de archivos, y dispone de integración con otros servicios tipo cloud como pueden ser #GoogleDrive, #Dropbox o #OneDrive.
Entre otras muchas funcionalidades, WP-Filebase permite: restringir las descargas a determinados roles de usuario, crear galerías de fotos, incrustar flash y otros formatos multimedia mediante plantillas, publicar formatos de audio con detección automática de etiquetas ID3, y permitir a los usuarios subir archivos desde su propio front-end o escritorio.
No es plugin gratuito, y tiene 3 posibles licencias de uso:
- La licencia personal, por 39€, y válida para dos sitios web diferentes y con soporte y actualizaciones gratis durante un año.
- La licencia freelance, por 59€, válida para 5 páginas web y también con soporte y actualizaciones gratis durante un año.
- Y finalmente, la licencia Business, por 149€, sin restricción de páginas web y con soporte y actualizaciones gratis durante un año.
Como se puede ver, WP-Filebase incluye todo lo necesario para instalar, gestionar y mantener, a bajo coste, un completo sistema de gestión documental en nuestra empresa.
Web para la descarga de WP-Filebase.
El Workflows
El segundo elemento que hay que tener cuenta en cualquier sistema de gestión documental es el de la asignación de tareas mediante un #Workflows de trabajo. La eficiencia y la eficacia de una excelente gestión de documental se debe en buena medida a saber en tiempo real todos los procesos de trabajo, y quién tiene que ejecutar una determinada tarea en cada momento.
En este sentido, el plugin Oasis Workflows permite la implantación de Workflows en un entorno WordPress, y todo mediante una interfície gráfica de usuario (GUI) muy simple e intuitiva. Oasis Workflows se basa en 3 simples procesos o tareas, y sus respectivas plantillas:
- Asignación: la tarea para generar contenido nuevo.
- Revisión: para la revisión y el análisis de contenido publicado previamente.
- Publicación: para la publicación definitiva del contenido.
Permite también otras muchas funcionalidades, como son: la asignación de roles de usuario, y la modificación del Workflows en función de estos roles; el establecimiento de fechas límite; el retroceso de tareas o la re-asignación de tareas, entre otras.
Oasis Workflow se puede encontrar de forma gratis en el repositorio oficial de WordPress.
Sistemas de comunicación
Finalmente, otro aspecto que considero clave en cualquier sistema de gestión documental es el establecimiento de sistemas de comunicación y de participación social entre los miembros de todo el equipo de trabajo. No es en absoluto un tema baladí, y pienso que hay que tenerlo siempre presente. Incentivar la comunicación y la participación entre los miembros ayuda a que el sistema tenga mucho más uso, y al mismo tiempo se fomenta un tipo de comunicación mucho más informal, que ayuda a fortalecer los vínculos entre personas con unos mismos objetivos. Facilitar, además, estos entornos fomenta una mayor confianza entre personas, pero también hacia la empresa.
En este sentido, propongo 2 plugins más que van en este sentido:
- En primer lugar, BBPress. Se trata de un completo sistema de Fórum para WordPress, y que cumple a la perfección con todos los requerimientos que se le piden a este tipo de entornos: hilos de discusiones, moderación de la participación, necesidad de usuarios autentificados, etc. Es sin duda un entorno propicio para compartir dudas sobre el sistema de gestión documental, o incluso para conversaciones más informales y sin ningún tipo de relación con el trabajo.
- En segundo lugar, User Messages. Es un sistema de mensajería interna entre todos los usuarios registrados en WordPress y que usen el sistema de gestión documental que hemos propuesto. Permite el envío de mensajes de correo entre usuarios: cada uno de ellos dispone de su propio buzón de correo, con bandeja de entrada, elementos enviados, envío de nuevos correos, etc. Su última actualización es de agosto de 2011, pero continua disponible para su descarga, y es plenamente operativo.
Y bien, ¿qué te ha parecido este artículo? ¿Sabías de éstas posibilidades de #WordPress? Si es así ¿Cómo las has implementado? ¿Usas WordPress para la gestión documental de tu empresa? ¿Nos explicas algún otro uso de WordPress que se sale de su filosofía origial? Estaré encantado que compartas con nosotros tus experiencias y tus opiniones, y nos expliques cómo experimentas con WordPress, y cómo lo exprimes al máximo.
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